تقویت مهارت نوشتاری (writing) انگلیسی – چگونه ایمیل بنویسیم؟

هدف درس:

در این درس، شما بعضی نکات مفید درباره ایمیل نوشتن را یاد خواهید گرفت. شما یک فرصت خواهید داشت که نوشتن ایمیل انگلیسی را بر روی کاغذ تمرین کنید، قبل از اینکه آن را ارسال کنید. همچنین یاد خواهید گرفت که چطور یک ایمیل انگلیسی را به درستی قالب بندی کنید.

آیا می دانستید؟!

• کلمه ” ایمیل” کوتاه شده (مخفف) پست الکترونیکی است.
• حدود 90 درصد از ایمیل ها، هرزه نامه یا نامه های تبلیغاتی می باشد.
• علامت @، “at symbol” نامیده می شود.

پیشنهادهای ویژه

توجه: هرگونه کپی برداری بدون ذکر منبع پیگرد قانونی دارد.

Vocabulary

Match these words to their correct definitions.

1.  recipient                         a) the person who receives the item (letter)

2.  postmaster                     b) the greeting

3.  salutation                       c) the main part of a written work

4.  body                              d) the person in charge of delivering the mail

5.  sign off                           e) to write the end of a letter

6.  indentation                      f) a few spaces before a new paragraph

7.  signature                        g) a preset name and text/graphics at the end of an email

8.  filter                               h) a clue that something is wrong

9.  red flag                           i) to sort

10.  spam                            j) aka “junk mail”, sent out to a mass audience

---

پیشنهادهای ویژه

مقدمه ای بر ایمیل نویسی

A. آدرس ایمیل

شما فرستنده هستید. اگر شما از ایمیل برای تجارت (محیط کاری) یا دیگر اهداف رسمی استفاده می کنید، آدرس ایمیل شما باید حرفه ای به نظر برسد. باید همه یا بخشی از نام شما در آدرس باشد، تا مردم بدانند که آن قانونی است.

شخصی که شما ایمیل را برای او می فرستید، گیرنده نامیده می شود. مطمئن شوید که نام گیرنده، زمانی که آن را تایپ می کنید، درست نوشته شده باشد. اگر آدرس ایمیل اشتباه تایپی دارد، یا وجود نداشته باشد، ممکن است از طرف رئیس پست خانه ایمیلی را دریافت کنید که شبیه این است:

“Delivery has failed to this recipient. The email address you entered could not be found. Please check the recipient’s email address and resend the message.”

 

تحویل به این گیرنده موفقیت آمیز نبوده است. آدرس ایمیلی که شما وارد کرده اید، پیدا نمی شود. لطفا آدرس ایمیل گیرنده را بررسی کنید و پیام را مجددا بفرستید.

اگر شما در حال نوشتن یک ایمیل به بیش از یک فرد هستید، می توانید از فیلد Cc (carbon copy) استفاده کنید. Bcc (blind carbon copy) یا همان رونوشت مخفی قابل استفاده و مفید است، اگر شما نخواهید آدرس ایمیل مردم را به اشتراک بگذارید. گیرنده Bcc دیگر گیرندگان را نخواهد دید.

Task1

Try to spot a problem with the recipient’s email address in each example. Write the problem in the blank provided.

1. daavidjones@mailuni.com

_______________________________________

2. teachergeorge@school.cim

_______________________________________

3. 123karatekicks.com

_______________________________________

B. عناوین

در رابطه با ایمیل، مهم است که عنوانی نوشته شود که باعث شود گیرنده تمایل داشته باشد ایمیل را باز کند. لازم نیست که شما یک جمله کامل بنویسید. یک عنوان خوب، عنوانی کوتاه است که به راحتی قابل جستجو باشد. به عبارت دیگر، اگر گیرنده می خواهد آن را بعدا پیدا کند، او می تواند یک کلمه کلیدی، مانند “تولد” را جستجو کند.

C. سلام و احوالپرسی

مطمئن شوید که در سلام و احوال پرسی تان، گیرنده را به درستی مورد خطاب قرار دهید. دوبار بررسی کنید که نام گیرنده را به درستی نوشته اید. نقطه گذاری بعد از آقا (Mr) یا خانم (Mrs) ضروری نیست، اما امکان پذیر است. از یک ویرگول (,) یا دو نقطه (:) بعد از سلام و احوالپرسی استفاده کنید. قسمت اصلی ایمیل خود را در خط بعدی شروع کنید.

Formal

• Dear Mr Williams,
• Dear Ms Gomez,
• Dear Mrs Harrington:
• Dear Sir,
• Dear Madam,
• To Whom It May Concern:
• Attn: Principal Smith
• Attn: Housing Manager

 

Informal

• Hi Adam,
• Hi guys,
• Hello ladies,
• Hi all,

D. قسمت اصلی

یک ایمیل باید به چندین پاراگراف جدا تقسیم شود. ممکن است یک یا دو پاراگراف کافی باشد. ایمیل نباید خیلی طولانی باشد. از متن های ساده و واضح استفاده کنید. بهترین کار این است که فرم و شکل ساده و واضح را حفظ کنید، زیرا درغیر اینصورت ممکن است مفهوم اصلی به گیرنده شما به خوبی منتقل نشود.

E. پایان بیانات (سخنان) و امضا کردن

شامل یک پیام تشکر(thank you) است، اگر قابل انجام و مناسب باشد. سپس در خط بعد، نام خود را اضافه کنید. (اگر ایمیل در ارتباط با کسب و کار بود، در کنار نام، سمت خود را نیز ذکر کنید.)

ممکن است شما بخواهید که یک امضای اتوماتیک تنظیم کنید که بر روی همه ی ایمیل ها ظاهر شود. این می تواند به آدرس وب سایت یا حساب کاربری شبکه اجتماعی شما پیوند داده شود. آن می تواند یک لوگو (آرم) باشد. این را می توانید در تنظیمات ارائه شده در ایمیل خود انجام دهید.

Formal

• Sincerely,
• Respectfully,
• Best,
• Best Regards,
• Warm Regards,
• Thank you,
• Sincerely,
Marko Rose, Executive Director

Informal

• Cheers,
• See you,
• Talk soon,
• Later,
• Cheers,
Lucy

---

 

پیشنهادهای ویژه

پاسخ به ایمیل

سعی کنید فورا به ایمیل پاسخ دهید. اگر امکان دارد، همان روز یا طی چند روز از دریافت یک پیام، پاسخ دهید. بر روی گزینه “پاسخ دادن”، کلیک کنید و ایمیل خود را در قسمت ایمیل دریافت شده، ارسال کنید. این به فرستنده و گیرنده این اجازه را می دهد که تاریخچه پیام ها را در هر زمانی بخواند. اگر عنوان تغییر کند، اما شما بخواهید به همان گیرنده ایمیل بنویسید، یک ایمیل جدید با یک عنوان جدید باید ایجاد کنید. بر روی گزینه “ارسال کردن” (فوروارد) برای به اشتراک گذاشتن ایمیلی که از یک فرستنده دیگر دریافت کرده اید، کلیک کنید.

نکات ایمنی

A. عناوین

بعضی از ایمیل ها از طرف افرادی که شما می شناسید یا کسانی که با آنها در تماس هستید، می رسند. بعضی از ایمیل ها تبلیغاتی هستند. بعضی از ایمیل ها هرزه نامه اند. ایمیل می تواند شامل ویروس هایی باشد که کامپیوتر شما را خراب کند. چطور می دانید که اگر یک ایمیل امن و مطمئن است، آن را باز کنید یا نه؟ خط عنوان ایمیل می تواند به شما کمک کند که پیام های خود را فیلتر کنید. در اینجا بعضی از پرچم های قرمز عبارتند از:

• subjects ALL IN CAPS
• subjects with the word FREE
• subjects with a% number

هرگز پیوست هایی (فایل های ضمیمه) که از طرف فرستندگانی که به آنها اعتماد ندارید، فرستاده می شوند را باز نکنید.

Task4

Which of the following subjects are probably legitimate? (“Looks legit.” Write Lon the line.) Which are likely spam? (“Looks spammy.” WriteS on the line.)

1. FREE tickets. CLICK HERE.

2. Pst. This offer is exclusive for you.

3. Tim and Elaine’s wedding.

4. Graduation details for jan. 22.

5. We are awaiting your RSVP. Only 5 days left!

6. 50% of the spots are full! Earn 2X the points.

 

B. رمز عبور (پسورد)

هنگام ثبت نام برای یک حساب کاربری ایمیل، یک رمز عبور را انتخاب کنید که حدس زدن آن آسان نباشد. رمز عبور خود را با هیچکس درمیان نگذارید. از همان رمزعبوری که برای حساب بانکی یا دیگر حساب کاربری شخصی استفاده می کنید، برای ایمیل خود استفاده نکنید. یک رمزعبور خوب، تنوعی از حروف و اعداد را در بر می گیرد.

---

فهرست ایمیل

قبل از فرستادن

بعد از اینکه ایمیل خود را نوشتید، آن را تصحیح و ویرایش کنید. اگر آن یک ایمیل رسمی است، بلافاصله آن را ارسال نکنید. آن را در پوشه (فولدر) پیش نویش خود قرار دهید، و کمی بعد برای باز کردن دوباره آن برگردید. هرگونه اشتباهی که می بینید، آن را رفع کنید. نوشتن (املا کلمات) خود را بررسی کنید. اگر از ایمیل خود راضی هستید، بر روی گزینه “ارسال” کلیک کنید!

Comprehension Check-In

Work with a partner and answer the following questions based on the lesson so far.

1. What is the word email short for?
2. What word is used to describe the person who receives an email message?
3. What does a subject field not need in an email message?
4. Provide three examples of an email salutation.
5. What is an auto signature?
6. What do you call an email before it is sent?
7. What does Bee stand for, and what is the purpose of it?
8. What should a person do after composing a formal email (before hitting “Send”)?

پیشنهادهای ویژه

نمونه ای از یک ایمیل رسمی:

Sender: Eazy Peasy Print
Subject: Quote for Calendars
Recipients: Aaron Hampton

Dear Mr Hampton,

Hello. I am Warren Bean, a sales representative for Eazy Peasy Print.
Thank you for your interest in our services.

The cost of printing for your staff calendars will be approximately $235.00. I have included a breakdown of the fees in the attached document. Please let me know if you are interested in filling this order. We can ship the calendars to you by the end of next week.

If you have any further questions, don’t hesitate to ask. You can reach me by phone or email.

Sincerely,
Warren Bean, Eazy Peasy Sales Rep.
(m. 224-778-9999)

Attachment: Quote #445 Staff Calendars

نمونه ای از یک ایمیل غیر رسمی (دوستانه):

Sender: Olivia Ng
Subject: Book Club This Week
Recipients: Melanie Myers, Winnie and Fam,
Dionnes, Franz VanHooft

Hey everyone,
just a reminder that the book club is at my house tonight. The book is “Falling Down Easily” by Lucie McQueen. I hope you all loved it as much as I did.

Here is my address: 22 Greene Lane. There is parking on the street. Come anytime after 8 pm.

Cheers,
Liv

PS- Bring questions!